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　　衡陽公證登記和立卷歸檔規(guī)定

　　一、公證機(jī)構(gòu)辦理公證，應(yīng)當(dāng)填寫公證登記簿，建立分類登記制度。

　　登記事項包括：公證事項類別、當(dāng)事人姓名(名稱)、代理人(代表人)姓名、受理日期、承辦人、審批人(簽發(fā)人)、　結(jié)案方式、辦結(jié)日期、公證書編號等。

　　公證登記簿按年度建檔，應(yīng)當(dāng)永久保存。

　　二、公證機(jī)構(gòu)在出具公證書后或者作出不予辦理公證、終止公證的決定后，應(yīng)當(dāng)依照司法部、國家檔案局制定的有關(guān)公證文書立卷歸檔和公證檔案管理的規(guī)定，由承辦公證員將公證文書和相關(guān)材料，在三個月內(nèi)完成匯總整理、分類立卷、移交歸檔。

　　三、公證機(jī)構(gòu)受理公證申請后，承辦公證員即應(yīng)當(dāng)著手立卷的準(zhǔn)備工作，開始收集有關(guān)的證明材料，整理詢問筆錄和核實情況的有關(guān)材料等。

　　對不能附卷的證明原件或者實物證據(jù)，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定將其原件復(fù)印件(復(fù)制件)、物證照片及文字描述記載留存附卷。

　　四、公證案卷應(yīng)當(dāng)根據(jù)公證事項的類別、內(nèi)容，劃分為普通卷、密卷，分類歸檔保存。

　　公證案卷應(yīng)當(dāng)根據(jù)公證事項的類別、用途及其證據(jù)價值確定保管期限。保管期限分短期、長期、永久三種。

　　涉及國家秘密、遺囑的公證事項，列為密卷。立遺囑人死亡后，遺囑公證案卷轉(zhuǎn)為普通卷保存。

　　公證機(jī)構(gòu)內(nèi)部對公證事項的討論意見和有關(guān)請示、批復(fù)等材料，應(yīng)當(dāng)裝訂成副卷，與正卷一起保存。